転職活動中の電話で失敗しないために!準備や手順を教えちゃいます!

求人票などを見て「次の転職先にいいな」と思ったあなたはまず何をしますか?面接に行く?履歴書を送る?企業によって多少異なりはしますが、だいたいの企業に対してまずは『電話をかける』ことをするのではないでしょうか。

電話をしてその後いつ面接に行くのかなど決定します。実はこの電話をしている時点で企業はあなたの事をチェックしていたりもするんですよ。

企業としては履歴書や面接だけという少ない判断材料で採用か不採用の決定をしなければならないので、電話での対応も応募者を知るために必要な貴重な情報という事にもなるんです。

電話をかける前の「準備」をしっかりとしておきましょう!

電話は相手の顔も様子も見ることが出来ず声のみでの応対となるので、仲の良い友達や家族でない限りとっても緊張してしまうものです。

緊張してしまうと何を聞きたかったのかや重要な面接日の決定などに頭がついていかず、気が付いたら電話が終わっていた・・・。なんて状況になってしまうこともありますよね。

そうならないために!電話をする前にまずは準備をしっかりとしておきましょう。「準備しすぎなのでは?」と思うほどが丁度良かったりしますよ。

【準備➀】

何を見て求人に応募したのかが分かるように手元に準備しておきましょう。

【準備➁】

次に何か聞きたいことがあれば書き出しておきましょう。

募集はまだしているのかは必ず聞いた方が良い事ですね。その他ではどのような内容のお仕事なのかを詳しく聞いたり、ささいな事でも聞いておけば今後の不安の解消につながりますよ。

【準備➂】

メモを取れる準備をしておきましょう。面接の日にちや持参しなくてはならないものを忘れないためにも、メモを取ることはとても大事な事なので、メモ用紙とボールペンなどをしっかり準備しておきましょう。

【準備④】

自分のスケジュール帳も広げておきましょう。面接日や会社についての説明などをする日を決めるために、自分のスケジュールが何日が空いているのか何時からだと大丈夫なのかを、素早くこたえられるようにスケジュール帳などを準備しておくと安心ですね。

電話をかける時間と場所の確認をしましょう!

【何時にかけたらいいの?】

大体の企業が募集を出すとともに連絡可能な時間も一緒に掲載されています。その時間内に電話は掛けるようにしましょう。

ただしここで注意が必要なんです。企業が提示している時間内だからと言って朝の早い時間や夕方以降は、企業としては朝と夕方が業務が忙しくなりやすいのでその時間は避けた方が良いですね。またお昼時間もなるべくさける方が良いですよ。

一般的な企業が指定する時間はだいたい10時~17時くらいだと思うので、電話をするのは11時~16時の間で12時~13時は避けた方がいいでしょう。

もちろん企業が指定する時間が夕方だったり朝早くだったりする場合は、その時間に合わせるようにしましょう。

共通して言えることは『指定される時間の開始1時間と終了1時間前とご飯時は避ける』ようにした方が良いですね。

【どこで掛けたらいいの?】

電話をかける所ですが、静かでなるべくジャマが入らない所が良いですね。電話は顔が見えない分、音で印象が決まってしまったりもします。どんなに丁寧に明るく対応しても、とっても聞きづらいような場所で電話をしてしまうとどうしてもマイナスな印象になってしまいがちです。

大切な面接日の決定もちゃんと聞き取ることが出来なかったりもしちゃいますよ。かける側が聞き取りずらい状況なら相手側も聞き取りづらい状況なので、なるべく騒音が少ない場所を選ぶようにした方が良いですね。

いざ!電話をかけてみましょう!

電話をかけるとなるとすごく緊張してしまいますよね。緊張するのは決して悪い事ではないので、緊張すらも味方に出来るように前もってどんな感じで電話をかけるのかという流れも考えておきましょう。

電話で大事な事はハッキリとしゃべることです。緊張のあまりついつい早口になってしまいがちですが、落ち着いてハッキリと話すように心がけると印象もとてもよくなりますよ。

【その➀】

まずは自分の名前を名乗りましょう。

<例文>

お忙しい所失礼いたします。○○の求人広告を見てお電話させて頂きました△△(名前)と申します。

【その➁】

募集はまだしているのかの確認。

【その➂】

採用担当者に取り次いでもらう。

もし採用担当者が不在であれば、いつ頃戻ってくるのかなどを聞いて、再度電話をするようにしましょう。

<例文(担当者不在時)>

もし宜しければ、採用担当者様が何時ごろお戻りになるのかお聞きしてもよろしいでしょうか?そのお時間に改めさせて頂きます。

【その④】

採用担当者に【その➀】をもう一度伝える。

【その⑤】

面接日などを決める。

【その⑥】

お礼を言って電話を切る。

<例文>

本日はお忙しい中ありがとうございました。失礼いたします。

うっかり使いがちな「間違った敬語」に気を付けて!

【○○でよろしかったでしょうか?】

「よろしかった」は過去形なので、正しく使う場合は「○○でよろしいでしょうか?」なんですよ。

<例文>

×当日持参する持ち物は○○でよろしかったでしょうか?

当日持参する持ち物は○○でよろしいでしょうか?

【了解しました。】

「了解」という言葉自体が上司から部下に対して使う言葉なので、「了解」という言葉時代を使わないようにしましょう。

電話での応対の時に「分かった」と意思表示をする場合には「承知いたしました」という言葉を使う方が、丁寧でとても良い印象になりますよ。

【すいません】

実は「すいません」や「すみません」は目上の人に使うには失礼な表現案ですよ。代わりに「申し訳ございません」を使うと良いですよ。

まとめ

・電話をかける前にメモやスケジュール帳などの準備をしっかりとしておきましょう。

・電話をかける時間は企業が指定した連絡可能時間の開始1時間と終了1時間前とご飯時を避けた以外の時間がいいでしょう。

・電話をする場所は騒がしくなくジャマが入らない所がいいでしょう。

・落ち着いてハッキリしゃべることに意識しながら電話をかけましょう。

・「○○でよろしかったでしょうか?」や「了解」「すいません」は間違った敬語なので、使わないようにしましょう。

電話だとお互いの顔が見えずに声や音だけで印象が決まってしまいます。良い印象を持ってもらえるように、事前に準備をしっかりとしておき落ち着てハッキリとしゃべるように気をつけましょう。

皆さんの転職活動がより良いものとなることを祈っています。

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