転職挨拶メールがきた!!返信ってしたほうがいいの?


会社に長く勤めていると、社内外問わず転職される方から挨拶メールが届く…

なんてこと、ありますよね?

「返信しないとマナー違反かな?」

「いつまでに返信したらいいのかな?」

「よく知らない人だし、スルーしても大丈夫かな…」などなど

返信する・しないの判断や、どんな内容で返信するのか迷いますよね。

今回はそんなあなたのために、

転職挨拶メールがきたときの対処法についてお答えします!

そもそも返信って必須なの?


結論から言うと、必ずしも挨拶メールに返信は必要ではありません。

「なんだ、じゃあぜんぶ既読スルーでいいんじゃん」

と、思ったそこのあなた!

相手と自分の関係がわりと親しかったにもかかわらず、

挨拶メールに返信をしなかった場合…

あなたの印象は”冷たい人”で終わってしまうことになります!

もしあなたが、「誰に何と思われようが問題ナシ!」というような鉄のハートをお持ちなら、

私は決してあなたの既読スルーを止めません。

しかし、転職者が会社を去った後も円満な関係を続けたいのであれば、

次の基準を目安に返信の有無を判断することをオススメします!

<返信をした方がいい場合>

・CCやBCCでなく、「TO」に自分のアドレスが指定されてメールが届いた場合

・わりと親しかった(お世話になった)場合

・同じ部署やチームなど仕事上の接点があった場合

・退職後も仕事上(プライベート)で関係が続く場合

・あなたが返信したいと思った場合

社内の挨拶メールの場合、自分のメールアドレスが「TO」に入っていても、

その他大勢の人のメールアドレスが入っている場合は、

慣例的に全社員に向けて一斉メールを送っているというケースもあります。

そういった場合は、返信しなくても問題ないでしょう。
また、取引先企業など社外の方からの挨拶メールは、

基本的にメール本文に「返信不要」の旨の記載がなければ必ず返信するのがマナーです。

返信メールを送るにあたっての注意点


挨拶メールにいざ返信をしようとする際に、次のポイントに注意して送るようにしましょう!

◎返信のタイミングはなるべく早く

退職の挨拶メールを確認したら、そのまま返信を打つ!くらいのスピード感でもいいかもしれません。余裕をもって数日前に送ってくる場合もありますが、

何故かそういった挨拶メールってみんな後回しにしたがるものです。

引継ぎやあいさつ回りが忙しくてメールを送るのが後回しになってしまう…

といった物理的な原因もありますが、

大抵の人は、「余裕をもって送るのはなんか気まずい…」といった理由から、

退職日ギリギリになって送ることが多いですよね?

そんな私も、最終出社日の退社1時間前とかに送っていましたが。(笑)

いざ返信をしようにも、退職者が帰った後に送っても返信メールを確認できない場合が多いのです。なので、挨拶メールを受け取ったらなるべく早く返信をするようにしましょう!

◎返信メールには「感謝の気持ち」を伝えよう

なんて返事を書いていいのかわからない!という方は、下記の内容を返信メールに書くようにしましょう。あなたの退職者への誠意や感謝の気持ちが伝わるメールになりますよ。

●転職挨拶メールを送ってくれたことに対してのお礼の気持ち

●今までお世話になったことへの感謝の気持ち

●その人との思い出を懐かしむ気持ち

●退職してしまうことに対しての残念な気持ち

●転職後の活躍を祈る気持ち

●(親しい人の場合)今後も変わらないお付き合いを続けたいという気持ち

相手との関係性にもよりますが、

退職の理由や転職先の企業名などを聞くのはデリケートな内容になりますので、

返信メールの文面に記載するのはやめましょう。

退職者と親しい場合は、後日直接会ったときなどに聞くのが無難ですよ。

返信メールの文例


「これだ!」という決まりは特にないのですが、書くことが思いつかない場合は、

下記の文例を参考にしてみてくださいね。

●社内の人が転職する場合

○○さん

お疲れ様です、□□課の××です。

お忙しいところ、転職のご挨拶をいただき、ありがとうございます。

○○さんとは、課が違うので業務上あまり関わることがありませんでしたが、

何故か飲み会の時は同じテーブルになることが多かったですよね。

○○さんと××の話で盛り上がった飲み会を懐かしく思うとともに、

とてもさみしく思います。

でも○○さんならどこにいっても大丈夫ですよね!

本日まで本当にお疲れ様でした。

○○さんの新天地でのさらなるご活躍を祈っています。

(署名)

●社外の人が転職する場合

株式会社□□

○○様

いつも大変お世話になっております。

△△(株)の××でございます。

お忙しいところ、ご丁寧に転職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。

貴社へ訪問する際に、〇〇様にはお声をかけて頂くことも多かったので、

とてもさみしく感じています。

もし、またお仕事をご一緒させて頂ける機会がございましたら、

お気軽にお声がけいただけますと嬉しいです。

本日まで本当にお疲れ様でした。

新天地での○○様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

(署名)

まとめ


1.挨拶メールへの返信は必ずしも必須ではない!

2.返信メールはなるべく早く送る!

3.感謝の気持ちを伝える、今後の活躍を祈るといった前向きな内容にする!

「転職の挨拶メールにいちいち返信するのは正直面倒くさい!」

私を含め、ぶっちゃけそう思ってる方が大半だと思います(笑)

しかし、社会人としてのマナーでもありますし、退職者と今後も円満な関係を続けたいのであれば、個人宛てにきた挨拶メールはきちんと誠意をもって返信をするようにしましょうね!

でないと、あなたの知らないうちに「冷たい人」のレッテルを貼られているかもしれませんよ…^^

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