転職活動のメール作成時のポイント3点【これで安心】

転職の際、場合によっては必要になってくるのがメールでの事務連絡。面接の日程調整や選考結果の連絡に対する返信、面接辞退、内定への承諾の返信などなど…たくさんの場面が想定できますね。

メールは直接の対面や電話での対応とは異なり、「感情や細かなニュアンスが伝わりにくい」という特徴を持っています。相手が面識のない志望企業の担当者であればなおさらです。また、「直接や電話は得意だけど、メールはちょっと…」という方も多いはず。

メールは確かに慣れが必要ですが、慣れてしまえば、案外簡単に適切なメールを作成できます。

今回は、転職活動のメール時のポイントを3点ご紹介します。

ポイント①: 24h以内に返信する

メールは「見たらすぐ」が基本です。他の企業と日程調整する必要があるなど、すぐ返信できない場合は、「○月○日までには返信します。」等の返信を1度すぐしましょう。

メールは送信側が、「相手が見たかどうかわからない」という特性を持っています。送信側は、「相手が見たけどまだ返信していない」パターンの他に、「こちらがちゃんと相手に送れていない」パターンも考えるわけです。すぐ返信をすることで、「あなたのメールをちゃんと受け取りましたよー」と伝えることができ、相手に安心感を与えることが出来ます。

ポイント②: 件名は「用件+名前」

採用担当者は、あなた以外にも、膨大な数のメールが来ています。そのため、件名は非常に重要です。

 ・用件: 「何のための連絡か」を端的に書くようにしましょう。

  (例) 面接日程の振り替えのお願い / 内定承諾のご連絡

 ・名前: 「誰からの連絡か」を表すために必要です。

  (例) 面接日程の振り替えのお願い(山田 太郎)

件名には、「ありがとうございます。」などの、「御礼・感謝」件名に入れるのは控えましょう。件名が長くなり、採用担当者がメール一覧で、そのメールで最も伝えたい情報を見落としてしまうからです。(もちろん、そのメールで最も伝えるべきことが「御礼・感謝」であれば件名に入れます。)

ポイント③: 本文は「宛先→挨拶→内容→結び→署名」

全体を通して、スッキリと、端的な表現を心がけましょう。以下で個別に見ていきます。

 ・宛先: 送信先のアドレスを複数人共有で使っている場合も多々あります。「会社名・部署名・担当者名」を必ず記載しましょう。担当者名が不明な場合は、「ご担当者様」でOKです。

 (例)〇〇株式会社 ▼▼部△△課 □□ □□様

 ・挨拶: 「お世話になっております」が基本です。初回のメールだけ「お世話になります」となります。この後、自分の名前と身分を記載します。

 (例)お世話になっております。貴社の中途採用に応募させていただきました山田です。

 ・内容: スッキリと、端的な表現を心がけます。謙虚さを織り交ぜると効果的です。改行や段落わけも意識しましょう。迷ったら、「この人は入社したらどんなメールを送るのかな?」 と採用担当者に見られているということを思い出し作成しましょう。

 ・署名: 「名前・電話番号・メールアドレス」を記載します。現職の社名は不要です。「住所も必要」ということも良く見かけますが、無くてもOKかと思います。

まとめ

転職活動のメール作成時のポイント3点についてまとめると、

ポイント①: 24h以内に返信する

ポイント②: 件名は「用件+名前」

ポイント③: 本文は「宛先→挨拶→内容→結び→署名」

以上を意識して、メールの作成をしてください!

あなたの転職活動が成功することを願っています。

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